Yumurtalık Belediyesi, kurumsal yapısını güçlendirmek ve belediye hizmetlerinde dijital dönüşümü hızlandırmak amacıyla başlattığı arşiv projesinde sona yaklaştı.

Yumurtalık Belediye Başkanı Erdinç Altıok’un göreve gelmesinin ardından başlatılan çalışma kapsamında, belediyenin geçmişten bugüne fiziki ortamda saklanan yaklaşık 1 milyon belgesinin dijital ortama aktarılması için kapsamlı bir çalışma yürütüldü.

800 binin üzerinde sayfa dijitalleştirildi

Yaklaşık 1,5 yıldır devam eden projede Fen İşleri, İmar ve Şehircilik, Zabıta ve Temizlik İşleri başta olmak üzere belediyenin farklı birimlerine ait yüz binlerce evrak tek tek tarandı.

Bugüne kadar 800 binin üzerinde sayfanın sisteme aktarıldığı ve projenin yüzde 90’ının tamamlandığı bildirildi. Kalan belgelerin ise önümüzdeki 1-2 ay içerisinde dijital ortama aktarılması hedefleniyor.

Eski belgelere saniyeler içinde ulaşılacak

Yeni sistemle belediye arşivlerinde geçmiş yıllara ait belgelerin bulunması için yapılan uzun süreli aramaların önüne geçilmesi amaçlanıyor.

Yapay zekâ destekli arama altyapısı sayesinde yetkili personel, temel bilgileri sisteme girerek 10 yıl veya daha eski tarihli bir belgeye kısa sürede ulaşabilecek.

Uygulamayla belediye personelinin iş yükünün azaltılmasının yanı sıra vatandaşların ve yatırımcıların belediyedeki işlemlerinin de daha hızlı yürütülmesi hedefleniyor.

Belgeler dijital ortamda güvence altına alınıyor

Dijital ortama aktarılan belgelerin yedeklenerek korunacağı belirtildi. Projenin hazırlanması sırasında veri güvenliği, siber güvenlik ve yedekleme süreçlerinin de dikkate alındığı ifade edildi.

Böylece fiziki belgelerin yangın, su baskını, nem ve zaman içerisinde yıpranma gibi risklerden etkilenmesi halinde belediyenin kurumsal hafızasının korunması amaçlanıyor.

Sistemin tamamlanmasının ardından yeni üretilen belgelerin de düzenli olarak dijital arşive aktarılması planlanıyor.

Altıok: “Belediyenin gelecek on yıllarını inşa ediyoruz”

Yumurtalık Belediye Başkanı Erdinç Altıok, projenin vatandaşların doğrudan görebildiği klasik belediye yatırımlarından farklı olduğunu ancak kurumsal belediyecilik açısından büyük önem taşıdığını söyledi.

Altıok, “Göreve geldiğimizde belediyemizin kurumsal yapısını güçlendirmeyi öncelikli hedeflerimizden biri olarak belirledik. Çünkü sürdürülebilir hizmet anlayışının kişilere bağlı değil, güçlü bir kurumsal yapıya bağlı olduğuna inanıyoruz. Bir belediyenin hafızası arşividir” dedi.

“Yüzde 90’ını tamamladık”

Yaklaşık 1,5 yıl önce kapsamlı bir çalışma başlattıklarını belirten Altıok, “Yüz binlerce evrak, 800 binin üzerinde sayfa tek tek tarandı. Bununla yetinmedik; belediyemizin ihtiyaçlarına göre çalışan, yapay zekâ destekli arama altyapısına sahip özel bir dijital arşiv sistemi oluşturduk. Bugün çalışmanın yüzde 90’ını tamamlamış durumdayız” ifadelerini kullandı.

“Bu bir harcama değil, kurumsal altyapı yatırımı”

Dijital arşiv için ayrılan kaynağın uzun vadeli bir yatırım olarak değerlendirilmesi gerektiğini belirten Altıok, sistemin yalnızca mevcut yönetim döneminde değil, ilerleyen yıllarda görev yapacak belediye yönetimleri ve çalışanları tarafından da kullanılacağını söyledi.

Altıok, “Bazı belediye hizmetleri hemen gözle görülür; yol yaparsınız, park yaparsınız, bina yaparsınız. Bazı yatırımlar ise vatandaşın karşısında fiziksel olarak durmaz ama belediyenin sağlıklı çalışabilmesi için en az onlar kadar önemlidir. Dijital arşiv de bunlardan biridir” dedi.

“Yumurtalık Belediyesi çağın gerisinde kalmayacak”

Mali imkânların sınırlı olmasına rağmen dijital dönüşüm çalışmalarını sürdüreceklerini belirten Altıok, belediyeyi teknoloji kullanan, kurumsal hafızasını koruyan ve işlemlerini sistem üzerinden yürüten bir yapıya dönüştürmeyi hedeflediklerini ifade etti.

Altıok, “Bugün attığımız adımlar belki hemen görünmüyor ama yarın belediyenin işleyişini belirleyecek. Yumurtalık’ın sadece bugününü değil, geleceğini de inşa etmek zorundayız. Dijital arşiv projemiz de bu anlayışın en önemli adımlarından biridir” diye konuştu.